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Cómo dar acceso a Protime a un buzón

1. Introducción a Protime

Protime se dedica a empoderar a los profesionales de negocios a través de conocimientos estratégicos proporcionando un boletín hiperpersonalizado y condensado que los mantiene a la vanguardia de su industria. Al proporcionar información dirigida, mejoramos su eficiencia, eficacia y ventaja competitiva, permitiéndoles sobresalir en sus campos.

Protime también se esfuerza por elevar el conocimiento y las habilidades de pensamiento crítico de las masas, construyendo sociedades más resilientes. Nuestros esfuerzos se centran en combatir la sobrecarga de información, la desinformación, los deepfakes y los sesgos cognitivos. Al asegurarnos de que nuestras comunidades estén bien equipadas para navegar por las complejidades del paisaje informativo moderno, ayudamos a las personas a tomar decisiones informadas y a resistir la propagación de información falsa.

2. Importancia del acceso al buzón para Protime

La mayoría de las noticias de la industria y las comunicaciones empresariales se envían a través de boletines por correo electrónico. Por lo tanto, integrar Protime en el flujo de correo electrónico asegura que los usuarios reciban información oportuna y relevante. Dependiendo del nivel de confianza que otorgue a Protime, hay tres maneras en que los usuarios pueden proporcionar acceso a Protime a sus datos:

  • Protime obtiene acceso a un buzón de Gmail: El usuario de Protime envía todos los correos electrónicos a este buzón, lo cual se puede automatizar mediante reglas de Outlook o similares. Sin embargo, en Exchange, a menudo es necesaria una configuración adicional para el reenvío automático a un dominio extranjero.
  • Protime obtiene acceso a un buzón de Exchange dentro de la organización: El reenvío de correos electrónicos ya no es un problema, ya que Protime puede acceder directamente al buzón.
  • Un usuario otorga acceso a su buzón personal: Esta opción aún no está implementada, pero permitirá a los usuarios otorgar selectivamente acceso a correos electrónicos específicos para su resumen.

3. Descripción general de la configuración

3.1 Configuración de una dirección de Gmail Protime para los usuarios

Cada usuario de la organización tendrá una dirección de Gmail Protime dedicada (por ejemplo, [email protected]), a la que podrá reenviar correos electrónicos. Protime luego procesará estos correos electrónicos y proporcionará al usuario un boletín condensado basado en el contenido. Esto implica configurar el entorno de Exchange para permitir dicho reenvío a Gmail mientras se garantiza la seguridad y el cumplimiento.

3.2 Configuración de una dirección de Outlook Protime para los usuarios

Esta configuración permite a los usuarios reenviar automáticamente correos electrónicos desde su buzón de Microsoft Exchange a una dirección de intercambio interna. Protime luego procesará estos correos electrónicos y proporcionará al usuario un boletín condensado basado en el contenido. No es necesario configurar el intercambio.

3.3 Uso de su dirección de correo electrónico personal para Protime

Esta opción aún no está implementada, pero permitirá a los usuarios otorgar selectivamente acceso a correos electrónicos específicos para su resumen. Esta configuración requerirá que el usuario proporcione acceso a su buzón con la aplicación Gmail Protime o la aplicación Azure Protime.

4. Pasos detallados de configuración

4.1. Configuración de una dirección de Gmail para Protime

4.1.1 Crear y configurar una dirección de Gmail para los usuarios de Protime

  1. Crear una cuenta de Gmail para un usuario: Navegue a Gmail y haga clic en Crear cuenta. Siga las instrucciones en pantalla para configurar una nueva cuenta de Gmail (por ejemplo, '[email protected]').
  2. Aceptar la aplicación Gmail de Protime: Inicie sesión en su nueva cuenta de Gmail. Haga clic en el enlace ...(el soporte lo proporcionará) y acepte el acceso de la aplicación Gmail Protime.

4.1.2 Habilitar el reenvío automático a la dirección de Gmail de Protime en entornos de Exchange

  1. Acceder al Centro de administración de Exchange (EAC): Abra un navegador web y vaya a la URL del EAC (generalmente https://admin.exchange.microsoft.com o https://yourdomain.com/ecp). Inicie sesión con sus credenciales de administrador de Exchange.
  2. Habilitar el reenvío automático en el Centro de administración de Exchange: Navegue a la configuración del flujo de correo en el menú de la izquierda. Seleccione Dominios remotos. Si ya tiene un dominio remoto configurado para Gmail (por ejemplo, 'gmail.com'), selecciónelo. Si no, cree un nuevo dominio remoto haciendo clic en el icono +. Establezca el nombre del dominio remoto en 'gmail.com' si está creando uno nuevo. Asegúrese de que la opción Permitir el reenvío automático esté habilitada.
  3. Crear una regla de flujo de correo para permitir el reenvío para usuarios específicos: En el EAC, vaya a Flujo de correo y seleccione Reglas. Haga clic en el icono + y seleccione Crear una nueva regla. Nombre la regla (por ejemplo, 'Permitir reenvío para usuarios específicos'). Aplique la regla si El destinatario es y especifique los usuarios de buzones que deberían poder crear reglas de reenvío. Haga lo siguiente: seleccione Modificar las propiedades del mensaje > Establecer el nivel de confianza de spam (SCL), y configúrelo en -1. Haga clic en Más opciones, agregue cualquier excepción si es necesario, asegúrese de que la regla esté habilitada y haga clic en Guardar.
  4. Acción del usuario para configurar la regla de reenvío en Outlook: Abra Outlook y vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. Elija Aplicar regla a los mensajes que recibo y haga clic en Siguiente. Seleccione las condiciones según sea necesario (por ejemplo, de un remitente específico). Haga clic en Siguiente y seleccione Reenviar a personas o grupo público. Ingrese la dirección de Gmail (por ejemplo, '[email protected]'). Complete la configuración de la regla siguiendo las indicaciones y haciendo clic en Finalizar. Asegúrese de que la regla esté habilitada y haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

4.2. Configuración de una dirección de Outlook para Protime

4.2.1 Crear y configurar una dirección de OUTLOOK para los usuarios de Protime

  1. Crear un buzón de Exchange dedicado para Protime: Acceda al Centro de administración de Exchange (EAC) navegando a la URL del EAC (generalmente https://admin.exchange.microsoft.com o https://yourdomain.com/ecp). Inicie sesión con sus credenciales de administrador de Exchange. Navegue a Destinatarios > Buzones. Haga clic en el icono + y seleccione Buzón de usuario. Complete los detalles necesarios para crear un nuevo buzón (por ejemplo, '[email protected]'). Haga clic en Guardar.
  2. Aceptar la aplicación Azure de Protime: Inicie sesión en su nueva cuenta de Exchange. Haga clic en el enlace ...(el soporte lo proporcionará) y acepte el acceso de la aplicación Azure Protime.

4.2.2 No es necesario habilitar el reenvío en entornos de Exchange

Los usuarios de Protime pueden configurar una regla en Outlook para reenviar correos electrónicos al buzón de Protime en la misma organización sin tener problemas con la configuración de seguridad del entorno de Exchange. Para organizaciones más grandes, esta es la configuración recomendada. Para organizaciones más pequeñas, la configuración de Gmail es más fácil de implementar.

4.2.3 Cómo Client AG puede usar la aplicación Protime para acceder al buzón de Microsoft Exchange

Esta sección proporciona una guía paso a paso para que los administradores de TI de Client AG configuren el acceso a un buzón de Microsoft Exchange utilizando la API de Microsoft Graph, aprovechando una aplicación registrada por Protime.

4.2.3.1 Registro de una aplicación en Azure Active Directory (Azure AD) implementado por Protime

Esto ya ha sido hecho por Protime. La aplicación registrada por Protime en Azure AD se utilizará para acceder a un buzón de Microsoft Exchange en nombre de los usuarios de Client AG.

  1. Acceder al Portal de Azure: Navegue al Portal de Azure.
  2. Registrar una nueva aplicación: En el panel de navegación izquierdo, seleccione Azure Active Directory. Bajo Administrar, seleccione Registros de aplicaciones. Haga clic en Nuevo registro. Ingrese un nombre para la aplicación (por ejemplo, 'Aplicación de acceso al buzón de Exchange'). Para los tipos de cuentas admitidas, seleccione 'Cuentas en cualquier directorio organizacional (Cualquier directorio de Azure AD - Multinquilino)'. Para el URI de redirección, déjelo vacío por ahora. Haga clic en Registrar.
  3. Obtener credenciales de la aplicación: Después del registro, navegue a la página de Descripción general de la aplicación. Anote el ID de la aplicación (cliente) y el ID del directorio (inquilino).
  4. Crear un secreto de cliente: Bajo Administrar, seleccione Certificados y secretos. Bajo Secretos de cliente, haga clic en Nuevo secreto de cliente. Proporcione una descripción (por ejemplo, 'Clave API') y elija un período de expiración. Haga clic en Agregar. Copie el valor del secreto de cliente. Este valor no se mostrará nuevamente.

4.3.2.2 Configurar permisos de API

Esto ya ha sido hecho por Protime. La aplicación registrada por Protime en Azure AD se utilizará para acceder a un buzón de Microsoft Exchange en nombre de los usuarios de Client AG.

  1. Configurar permisos de API: Bajo Administrar, seleccione Permisos de API. Haga clic en Agregar un permiso. Seleccione Microsoft Graph. Elija Permisos delegados para aplicaciones que actúan en nombre de un usuario o Permisos de aplicación para servicios en segundo plano o demonios. Agregue permisos como `Mail.ReadWrite`, `Mail.Read` y `Mail.Send`.

4.3.2.3 Otorgar consentimiento administrativo Client AG

  1. Quién otorga el consentimiento administrativo: Un administrador de Azure AD de Client AG debe otorgar el consentimiento para la aplicación registrada por Protime.
  2. Método para otorgar consentimiento administrativo: URL de consentimiento administrativo: Protime proporciona a Client AG la URL de consentimiento administrativo: https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=YOUR_CLIENT_ID. Reemplace `YOUR_CLIENT_ID` con el ID de aplicación (cliente) real obtenido durante el registro.
  3. Pasos para el administrador en Client AG: El administrador de Client AG abre la URL proporcionada en un navegador web. Inicia sesión con una cuenta de administrador del Azure AD de Client AG. Revisa y otorga los permisos solicitados para la aplicación Protime.
  4. Confirmar el consentimiento administrativo: Después de otorgar el consentimiento, el administrador debería ver un mensaje de confirmación que indica que los permisos se han otorgado con éxito.

4.3.2.4 Acciones de los usuarios para otorgar acceso

  1. Proporcionar acceso al buzón: Cada usuario de Client AG que necesite permitir que la aplicación de Protime acceda a su buzón recibirá una URL de acceso de Protime. El usuario abre la URL proporcionada en un navegador web. Inicia sesión con su cuenta de Azure AD de Client AG. Revisa y otorga los permisos solicitados para que la aplicación acceda a su buzón.
  2. Ejemplo de URL de consentimiento: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=YOUR_CLIENT_ID&response_type=code&redirect_uri=YOUR_REDIRECT_URI&response_mode=query&scope=Mail.ReadWrite&state=12345. Reemplace `YOUR_CLIENT_ID` con el ID de aplicación (cliente) real. Reemplace `YOUR_REDIRECT_URI` con el URI al que el usuario será redirigido después de otorgar su consentimiento.

4.3.2.5 Acciones de los usuarios para revocar el acceso

  1. Si un usuario desea revocar el acceso, puede hacerlo eliminando los permisos de la aplicación de su cuenta. Navegue a Mi cuenta. Bajo Seguridad y privacidad, seleccione Aplicaciones y servicios. Encuentre la aplicación Protime en la lista y haga clic en ella. Seleccione Eliminar estos permisos.