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Comment donner à Protime l'accès à une boîte aux lettres

1. Introduction à Protime

Protime est dédié à l'autonomisation des professionnels de l'entreprise grâce à des informations stratégiques en fournissant une newsletter hyper-personnalisée et condensée qui les maintient à la pointe de leur industrie. En fournissant des informations ciblées, nous améliorons leur efficacité, leur efficience et leur avantage concurrentiel, leur permettant d'exceller dans leurs domaines.

Protime s'efforce également d'élever les connaissances et les compétences de pensée critique des masses, en construisant des sociétés plus résilientes. Nos efforts se concentrent sur la lutte contre la surcharge d'informations, la désinformation, les deepfakes et les biais cognitifs. En veillant à ce que nos communautés soient bien équipées pour naviguer dans les complexités du paysage informationnel moderne, nous aidons les individus à prendre des décisions éclairées et à résister à la propagation de fausses informations.

2. Importance de l'accès à la boîte aux lettres pour Protime

La plupart des nouvelles de l'industrie et des communications d'entreprise sont envoyées par le biais de newsletters par e-mail. Par conséquent, l'intégration de Protime dans le flux d'e-mails garantit que les utilisateurs reçoivent des informations opportunes et pertinentes. Selon le niveau de confiance que vous accordez à Protime, il existe trois façons dont les utilisateurs peuvent donner à Protime accès à leurs données :

  • Protime obtient l'accès à une boîte aux lettres Gmail : L'utilisateur de Protime envoie tous les e-mails à cette boîte aux lettres, ce qui peut être automatisé par des règles Outlook ou similaires. Cependant, dans Exchange, une configuration supplémentaire pour le transfert automatique vers un domaine étranger est souvent nécessaire.
  • Protime obtient l'accès à une boîte aux lettres Exchange au sein de l'organisation : Le transfert d'e-mails n'est plus un problème, car Protime peut accéder directement à la boîte aux lettres.
  • Un utilisateur accorde l'accès à sa boîte aux lettres personnelle : Cette option n'est pas encore mise en œuvre, mais permettra aux utilisateurs d'accorder sélectivement l'accès à certains e-mails pour résumé.

3. Vue d'ensemble de la configuration

3.1 Configuration d'une adresse Gmail Protime pour les utilisateurs

Chaque utilisateur de l'organisation disposera d'une adresse Gmail Protime dédiée (par exemple, [email protected]), à laquelle il pourra transférer des e-mails. Protime traitera ensuite ces e-mails et fournira à l'utilisateur une newsletter condensée basée sur le contenu. Cela implique de configurer l'environnement Exchange pour permettre un tel transfert vers Gmail tout en garantissant la sécurité et la conformité.

3.2 Configuration d'une adresse Outlook Protime pour les utilisateurs

Cette configuration permet aux utilisateurs de transférer automatiquement des e-mails de leur boîte aux lettres Microsoft Exchange vers une adresse interne d'échange. Protime traitera ensuite ces e-mails et fournira à l'utilisateur une newsletter condensée basée sur le contenu. Il n'est pas nécessaire de configurer l'échange.

3.3 Utilisation de votre adresse e-mail personnelle pour Protime

Cette option n'est pas encore mise en œuvre, mais permettra aux utilisateurs d'accorder sélectivement l'accès à certains e-mails pour résumé. Cette configuration nécessitera que l'utilisateur accorde l'accès à sa boîte aux lettres avec l'application Gmail Protime ou l'application Azure Protime.

4. Étapes de configuration détaillées

4.1. Configuration d'une adresse Gmail pour Protime

4.1.1 Création et configuration d'une adresse Gmail pour les utilisateurs de Protime

  1. Créer un compte Gmail pour un utilisateur : Accédez à Gmail et cliquez sur Créer un compte. Suivez les instructions à l'écran pour configurer un nouveau compte Gmail (par exemple, '[email protected]').
  2. Accepter l'application Gmail de Protime : Connectez-vous à votre nouveau compte Gmail. Cliquez sur le lien ...(le support le fournira) et acceptez l'accès de l'application Gmail Protime.

4.1.2 Activation du transfert automatique vers l'adresse Gmail de Protime dans les environnements Exchange

  1. Accéder au Centre d'administration Exchange (EAC) : Ouvrez un navigateur Web et accédez à l'URL de l'EAC (généralement https://admin.exchange.microsoft.com ou https://yourdomain.com/ecp). Connectez-vous avec vos identifiants d'administrateur Exchange.
  2. Activer le transfert automatique dans le Centre d'administration Exchange : Accédez aux paramètres du flux de messagerie dans le menu de gauche. Sélectionnez Domaines distants. Si vous avez déjà un domaine distant configuré pour Gmail (par exemple, 'gmail.com'), sélectionnez-le. Sinon, créez un nouveau domaine distant en cliquant sur l'icône +. Définissez le nom du domaine distant sur 'gmail.com' si vous en créez un nouveau. Assurez-vous que l'autorisation de transfert automatique est activée.
  3. Créer une règle de flux de messagerie pour permettre le transfert pour des utilisateurs spécifiques : Dans l'EAC, allez dans Flux de messagerie et sélectionnez Règles. Cliquez sur l'icône + et sélectionnez Créer une nouvelle règle. Nommez la règle (par exemple, 'Permettre le transfert pour des utilisateurs spécifiques'). Appliquez la règle si Le destinataire est et spécifiez l'utilisateur(s) de la boîte aux lettres qui doit être autorisé à créer des règles de transfert. Faites ce qui suit : Sélectionnez Modifier les propriétés du message > Définir le niveau de confiance du spam (SCL), et définissez-le sur -1. Cliquez sur Plus d'options, ajoutez des exceptions si nécessaire, assurez-vous que la règle est activée et cliquez sur Enregistrer.
  4. Action de l'utilisateur pour configurer la règle de transfert dans Outlook : Ouvrez Outlook et allez dans Fichier > Gérer les règles et les alertes. Cliquez sur Nouvelle règle. Choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois et cliquez sur Suivant. Sélectionnez les conditions nécessaires (par exemple, d'un expéditeur spécifique). Cliquez sur Suivant et sélectionnez Transférer à des personnes ou un groupe public. Entrez l'adresse Gmail (par exemple, '[email protected]'). Terminez la configuration de la règle en suivant les invites et en cliquant sur Terminer. Assurez-vous que la règle est activée et cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

4.2. Configuration d'une adresse Outlook pour Protime

4.2.1 Création et configuration d'une adresse OUTLOOK pour les utilisateurs de Protime

  1. Créer une boîte aux lettres Exchange dédiée pour Protime : Accédez au Centre d'administration Exchange (EAC) en accédant à l'URL de l'EAC (généralement https://admin.exchange.microsoft.com ou https://yourdomain.com/ecp). Connectez-vous avec vos identifiants d'administrateur Exchange. Accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres. Cliquez sur l'icône + et sélectionnez Boîte aux lettres utilisateur. Remplissez les détails nécessaires pour créer une nouvelle boîte aux lettres (par exemple, '[email protected]'). Cliquez sur Enregistrer.
  2. Accepter l'application Azure de Protime : Connectez-vous à votre nouveau compte Exchange. Cliquez sur le lien ...(le support le fournira) et acceptez l'accès de l'application Azure Protime.

4.2.2 L'activation du transfert n'est pas nécessaire dans les environnements Exchange

Les utilisateurs de Protime peuvent configurer une règle dans Outlook pour transférer des e-mails vers la boîte aux lettres Protime dans la même organisation sans avoir de problèmes avec les paramètres de sécurité de l'environnement Exchange. Pour les grandes organisations, c'est la configuration recommandée. Pour les petites organisations, la configuration Gmail est plus facile à mettre en œuvre.

4.2.3 Comment Client AG peut utiliser l'application Protime pour l'accès à une boîte aux lettres Microsoft Exchange

Cette section fournit un guide étape par étape pour les administrateurs informatiques de Client AG pour configurer l'accès à une boîte aux lettres Microsoft Exchange à l'aide de l'API Microsoft Graph, en utilisant une application enregistrée par Protime.

4.2.3.1 Enregistrement d'une application dans Azure Active Directory (Azure AD) mise en œuvre par Protime

Cela a déjà été fait par Protime. L'application enregistrée par Protime dans Azure AD sera utilisée pour accéder à une boîte aux lettres Microsoft Exchange au nom des utilisateurs de Client AG.

  1. Accéder au portail Azure : Accédez au portail Azure.
  2. Enregistrer une nouvelle application : Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Azure Active Directory. Sous Gérer, sélectionnez Enregistrements d'applications. Cliquez sur Nouvel enregistrement. Entrez un nom pour l'application (par exemple, 'Application d'accès à la boîte aux lettres Exchange'). Pour les types de comptes pris en charge, sélectionnez 'Comptes dans n'importe quel annuaire organisationnel (Tout annuaire Azure AD - Multilocataire)'. Pour l'URI de redirection, laissez-le vide pour l'instant. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Obtenir les informations d'identification de l'application : Après l'enregistrement, accédez à la page Vue d'ensemble de l'application. Notez l'ID d'application (client) et l'ID de répertoire (locataire).
  4. Créer un secret client : Sous Gérer, sélectionnez Certificats et secrets. Sous Secrets clients, cliquez sur Nouveau secret client. Fournissez une description (par exemple, 'Clé API') et choisissez une période d'expiration. Cliquez sur Ajouter. Copiez la valeur du secret client. Cette valeur ne sera plus affichée.

4.3.2.2 Configurer les autorisations d'API

Cela a déjà été fait par Protime. L'application enregistrée par Protime dans Azure AD sera utilisée pour accéder à une boîte aux lettres Microsoft Exchange au nom des utilisateurs de Client AG.

  1. Configurer les autorisations d'API : Sous Gérer, sélectionnez Autorisations d'API. Cliquez sur Ajouter une autorisation. Sélectionnez Microsoft Graph. Choisissez Autorisations déléguées pour les applications qui agissent au nom d'un utilisateur ou Autorisations d'application pour les services d'arrière-plan ou les démons. Ajoutez des autorisations telles que `Mail.ReadWrite`, `Mail.Read` et `Mail.Send`.

4.3.2.3 Accorder le consentement d'administration Client AG

  1. Qui accorde le consentement d'administration : Un administrateur Azure AD de Client AG doit accorder le consentement pour l'application enregistrée par Protime.
  2. Méthode pour accorder le consentement d'administration : URL de consentement d'administration : Protime fournit à Client AG l'URL de consentement d'administration : https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=YOUR_CLIENT_ID. Remplacez `YOUR_CLIENT_ID` par l'ID d'application (client) réel obtenu lors de l'enregistrement.
  3. Étapes pour l'administrateur chez Client AG : L'administrateur de Client AG ouvre l'URL fournie dans un navigateur web. Se connecte avec un compte administrateur du Azure AD de Client AG. Examine et accorde les autorisations demandées pour l'application Protime.
  4. Confirmer le consentement d'administration : Après avoir accordé le consentement, l'administrateur doit voir un message de confirmation indiquant que les autorisations ont été accordées avec succès.

4.3.2.4 Actions des utilisateurs pour accorder l'accès

  1. Fournir l'accès à la boîte aux lettres : Chaque utilisateur de Client AG qui doit permettre à l'application de Protime d'accéder à sa boîte aux lettres recevra une URL d'accès de la part de Protime. L'utilisateur ouvre l'URL fournie dans un navigateur web. Se connecte avec son compte Azure AD de Client AG. Examine et accorde les autorisations demandées pour que l'application accède à sa boîte aux lettres.
  2. Exemple d'URL de consentement : https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=YOUR_CLIENT_ID&response_type=code&redirect_uri=YOUR_REDIRECT_URI&response_mode=query&scope=Mail.ReadWrite&state=12345. Remplacez `YOUR_CLIENT_ID` par l'ID d'application (client) réel. Remplacez `YOUR_REDIRECT_URI` par l'URI où l'utilisateur sera redirigé après avoir accordé son consentement.

4.3.2.5 Actions des utilisateurs pour révoquer l'accès

  1. Si un utilisateur souhaite révoquer l'accès, il peut le faire en supprimant les autorisations de l'application de son compte. Accédez à Mon compte. Sous Sécurité et confidentialité, sélectionnez Applications et services. Trouvez l'application Protime dans la liste et cliquez dessus. Sélectionnez Supprimer ces autorisations.