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Come concedere a Protime l'accesso a una casella di posta

1. Introduzione a Protime

Protime è dedicata a potenziare i professionisti aziendali attraverso intuizioni strategiche fornendo una newsletter iperpersonalizzata e condensata che li mantiene all'avanguardia nel loro settore. Fornendo intuizioni mirate, miglioriamo la loro efficienza, efficacia e vantaggio competitivo, permettendo loro di eccellere nei loro campi.

Protime si sforza anche di elevare le conoscenze e le capacità di pensiero critico delle masse, costruendo società più resilienti. I nostri sforzi si concentrano sulla lotta contro il sovraccarico di informazioni, la disinformazione, i deepfake e i pregiudizi cognitivi. Garantendo che le nostre comunità siano ben attrezzate per navigare nelle complessità del panorama informativo moderno, aiutiamo gli individui a prendere decisioni informate e a resistere alla diffusione di informazioni false.

2. Importanza dell'accesso alla casella di posta per Protime

La maggior parte delle notizie del settore e delle comunicazioni aziendali vengono inviate tramite newsletter via e-mail. Pertanto, l'integrazione di Protime nel flusso di e-mail garantisce che gli utenti ricevano informazioni tempestive e pertinenti. A seconda del livello di fiducia che si dà a Protime, ci sono tre modi in cui gli utenti possono fornire a Protime l'accesso ai loro dati:

  • Protime ottiene l'accesso a una casella di posta Gmail: L'utente di Protime invia tutte le e-mail a questa casella di posta, che può essere automatizzata tramite regole di Outlook o simili. Tuttavia, in Exchange, spesso è necessaria una configurazione aggiuntiva per l'inoltro automatico a un dominio esterno.
  • Protime ottiene l'accesso a una casella di posta Exchange all'interno dell'organizzazione: L'inoltro delle e-mail non è più un problema, poiché Protime può accedere direttamente alla casella di posta.
  • Un utente concede l'accesso alla propria casella di posta personale: Questa opzione non è ancora implementata, ma permetterà agli utenti di concedere selettivamente l'accesso a e-mail specifiche per il riassunto.

3. Panoramica della configurazione

3.1 Configurazione di un indirizzo Gmail Protime per gli utenti

Ogni utente dell'organizzazione avrà un indirizzo Gmail Protime dedicato (ad esempio, [email protected]), al quale potrà inoltrare e-mail. Protime elaborerà quindi queste e-mail e fornirà all'utente una newsletter condensata basata sul contenuto. Questo comporta la configurazione dell'ambiente Exchange per consentire tale inoltro a Gmail, garantendo al contempo sicurezza e conformità.

3.2 Configurazione di un indirizzo Outlook Protime per gli utenti

Questa configurazione consente agli utenti di inoltrare automaticamente le e-mail dalla loro casella di posta Microsoft Exchange a un indirizzo di scambio interno. Protime elaborerà quindi queste e-mail e fornirà all'utente una newsletter condensata basata sul contenuto. Non è necessaria la configurazione di Exchange.

3.3 Utilizzo del proprio indirizzo e-mail personale per Protime

Questa opzione non è ancora implementata, ma permetterà agli utenti di concedere selettivamente l'accesso a e-mail specifiche per il riassunto. Questa configurazione richiederà all'utente di concedere l'accesso alla propria casella di posta con l'app Gmail Protime o l'app Azure Protime.

4. Passaggi dettagliati di configurazione

4.1. Configurazione di un indirizzo Gmail per Protime

4.1.1 Creazione e configurazione di un indirizzo Gmail per gli utenti di Protime

  1. Creazione di un account Gmail per un utente: Navigare a Gmail e fare clic su Crea account. Seguire le istruzioni sullo schermo per configurare un nuovo account Gmail (ad esempio, '[email protected]').
  2. Accettare l'app Gmail di Protime: Accedere al nuovo account Gmail. Fare clic sul link ...(il supporto lo fornirà) e accettare l'accesso dell'app Gmail Protime.

4.1.2 Abilitare l'inoltro automatico all'indirizzo Gmail di Protime negli ambienti Exchange

  1. Accesso al Centro di amministrazione di Exchange (EAC): Aprire un browser Web e andare all'URL dell'EAC (tipicamente https://admin.exchange.microsoft.com o https://yourdomain.com/ecp). Accedere con le proprie credenziali di amministratore di Exchange.
  2. Abilitare l'inoltro automatico nel Centro di amministrazione di Exchange: Navigare alle impostazioni del flusso di posta nel menu a sinistra. Selezionare Domini remoti. Se si dispone già di un dominio remoto configurato per Gmail (ad esempio, 'gmail.com'), selezionarlo. Altrimenti, creare un nuovo dominio remoto facendo clic sull'icona +. Impostare il nome del dominio remoto su 'gmail.com' se si crea uno nuovo. Assicurarsi che l'opzione Consenti inoltro automatico sia abilitata.
  3. Creare una regola di flusso di posta per consentire l'inoltro per utenti specifici: Nell'EAC, andare a Flusso di posta e selezionare Regole. Fare clic sull'icona + e selezionare Crea una nuova regola. Assegnare un nome alla regola (ad esempio, 'Consenti inoltro per utenti specifici'). Applicare la regola se il destinatario è e specificare gli utenti di caselle di posta che dovrebbero essere autorizzati a creare regole di inoltro. Eseguire le seguenti operazioni: selezionare Modifica proprietà del messaggio > Imposta il livello di fiducia dello spam (SCL) e impostarlo su -1. Fare clic su Altre opzioni, aggiungere eventuali eccezioni se necessario, assicurarsi che la regola sia abilitata e fare clic su Salva.
  4. Azione dell'utente per configurare la regola di inoltro in Outlook: Aprire Outlook e andare su File > Gestisci regole e avvisi. Fare clic su Nuova regola. Scegliere Applica regola ai messaggi che ricevo e fare clic su Avanti. Selezionare le condizioni necessarie (ad esempio, da un mittente specifico). Fare clic su Avanti e selezionare Inoltra a persone o gruppo pubblico. Inserire l'indirizzo Gmail (ad esempio, '[email protected]'). Completare la configurazione della regola seguendo le indicazioni e facendo clic su Fine. Assicurarsi che la regola sia abilitata e fare clic su OK per salvare le modifiche.

4.2. Configurazione di un indirizzo Outlook per Protime

4.2.1 Creazione e configurazione di un indirizzo OUTLOOK per gli utenti di Protime

  1. Creazione di una casella di posta Exchange dedicata per Protime: Accedere al Centro di amministrazione di Exchange (EAC) navigando all'URL dell'EAC (tipicamente https://admin.exchange.microsoft.com o https://yourdomain.com/ecp). Accedere con le proprie credenziali di amministratore di Exchange. Navigare a Destinatari > Caselle di posta. Fare clic sull'icona + e selezionare Casella di posta utente. Compilare i dettagli necessari per creare una nuova casella di posta (ad esempio, '[email protected]'). Fare clic su Salva.
  2. Accettare l'app Azure di Protime: Accedere al nuovo account Exchange. Fare clic sul link ...(il supporto lo fornirà) e accettare l'accesso dell'app Azure Protime.

4.2.2 Abilitare l'inoltro non è necessario negli ambienti Exchange

Gli utenti di Protime possono configurare una regola in Outlook per inoltrare e-mail alla casella di posta Protime nella stessa organizzazione senza avere problemi con le impostazioni di sicurezza dell'ambiente Exchange. Per le organizzazioni più grandi, questa è la configurazione consigliata. Per le organizzazioni più piccole, la configurazione di Gmail è più facile da implementare.

4.2.3 Come Client AG può utilizzare l'app Protime per l'accesso alla casella di posta Microsoft Exchange

Questa sezione fornisce una guida passo-passo per gli amministratori IT di Client AG per configurare l'accesso a una casella di posta Microsoft Exchange utilizzando l'API Microsoft Graph, sfruttando un'applicazione registrata da Protime.

4.2.3.1 Registrare un'applicazione in Azure Active Directory (Azure AD) implementato da Protime

Questo è già stato fatto da Protime. L'applicazione registrata da Protime in Azure AD verrà utilizzata per accedere a una casella di posta Microsoft Exchange per conto degli utenti di Client AG.

  1. Accesso al portale di Azure: Navigare al portale di Azure.
  2. Registrare una nuova applicazione: Nel riquadro di navigazione a sinistra, selezionare Azure Active Directory. In Gestisci, selezionare Registrazioni applicazioni. Fare clic su Nuova registrazione. Inserire un nome per l'applicazione (ad esempio, 'Applicazione di accesso alla casella di posta Exchange'). Per i tipi di account supportati, selezionare 'Account in qualsiasi directory organizzativa (Qualsiasi directory di Azure AD - Multitenant)'. Per l'URI di reindirizzamento, lasciarlo vuoto per ora. Fare clic su Registrati.
  3. Ottenere le credenziali dell'applicazione: Dopo la registrazione, navigare alla pagina di panoramica dell'applicazione. Annotare l'ID dell'applicazione (client) e l'ID della directory (tenant).
  4. Creare un segreto client: In Gestisci, selezionare Certificati e segreti. In Segreti client, fare clic su Nuovo segreto client. Fornire una descrizione (ad esempio, 'Chiave API') e scegliere un periodo di scadenza. Fare clic su Aggiungi. Copiare il valore del segreto client. Questo valore non verrà più mostrato.

4.3.2.2 Configurare le autorizzazioni API

Questo è già stato fatto da Protime. L'applicazione registrata da Protime in Azure AD verrà utilizzata per accedere a una casella di posta Microsoft Exchange per conto degli utenti di Client AG.

  1. Impostare le autorizzazioni API: In Gestisci, selezionare Autorizzazioni API. Fare clic su Aggiungi un'autorizzazione. Selezionare Microsoft Graph. Scegliere Autorizzazioni delegate per le applicazioni che agiscono per conto di un utente o Autorizzazioni applicative per servizi o demoni in background. Aggiungere autorizzazioni come `Mail.ReadWrite`, `Mail.Read` e `Mail.Send`.

4.3.2.3 Concedere il consenso dell'amministratore Client AG

  1. Chi concede il consenso dell'amministratore: Un amministratore Azure AD di Client AG deve concedere il consenso per l'applicazione registrata da Protime.
  2. Metodo per concedere il consenso dell'amministratore: URL del consenso dell'amministratore: Protime fornisce a Client AG l'URL del consenso dell'amministratore: https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=YOUR_CLIENT_ID. Sostituire `YOUR_CLIENT_ID` con l'ID dell'applicazione (client) ottenuto durante la registrazione.
  3. Passaggi per l'amministratore di Client AG: L'amministratore di Client AG apre l'URL fornito in un browser web. Accede con un account amministratore di Azure AD di Client AG. Rivede e concede le autorizzazioni richieste per l'applicazione Protime.
  4. Confermare il consenso dell'amministratore: Dopo aver concesso il consenso, l'amministratore dovrebbe vedere un messaggio di conferma che indica che le autorizzazioni sono state concesse con successo.

4.3.2.4 Azioni degli utenti per concedere l'accesso

  1. Concedere l'accesso alla casella di posta: Ogni utente di Client AG che deve consentire all'applicazione Protime di accedere alla propria casella di posta riceverà un URL di accesso da Protime. L'utente apre l'URL fornito in un browser web. Accede con il proprio account Azure AD. Accede con il proprio account Azure AD di Client AG. Rivede e concede le autorizzazioni richieste per consentire all'applicazione di accedere alla propria casella di posta.
  2. Esempio di URL di consenso: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=YOUR_CLIENT_ID&response_type=code&redirect_uri=YOUR_REDIRECT_URI&response_mode=query&scope=Mail.ReadWrite&state=12345. Sostituire `YOUR_CLIENT_ID` con l'ID dell'applicazione (client) reale. Sostituire `YOUR_REDIRECT_URI` con l'URI a cui l'utente verrà reindirizzato dopo aver concesso il consenso.

4.3.2.5 Azioni degli utenti per revocare l'accesso

  1. Se un utente desidera revocare l'accesso, può farlo rimuovendo le autorizzazioni dell'applicazione dal proprio account. Navigare a Il mio account. In Sicurezza e privacy, selezionare App e servizi. Trovare l'applicazione Protime nell'elenco e fare clic su di essa. Selezionare Rimuovi queste autorizzazioni.