Loading...

Hur man ger Protime åtkomst till en brevlåda

1. Introduktion till Protime

Protime är dedikerat till att stärka affärsproffs genom strategiska insikter genom att tillhandahålla ett hyperpersonaliserat, kondenserat nyhetsbrev som håller dem i framkant av sin bransch. Genom att leverera riktade insikter förbättrar vi deras effektivitet, effektivitet och konkurrensfördel, vilket gör det möjligt för dem att utmärka sig inom sina områden.

Protime strävar också efter att höja kunskapen och de kritiska tänkandefärdigheterna hos massorna, bygga mer motståndskraftiga samhällen. Våra ansträngningar fokuserar på att bekämpa informationsöverbelastning, desinformation, deepfakes och kognitiva fördomar. Genom att säkerställa att våra samhällen är väl utrustade för att navigera i det moderna informationslandskapets komplexitet hjälper vi individer att fatta välgrundade beslut och motstå spridningen av falsk information.

2. Vikten av brevlådeåtkomst för Protime

De flesta branschnyheter och affärskommunikation skickas via e-postnyhetsbrev. Därför säkerställer integrationen av Protime i e-postflödet att användarna får aktuell och relevant information. Beroende på vilken nivå av förtroende du ger Protime, finns det tre sätt som användare kan ge Protime åtkomst till sina data:

  • Protime får åtkomst till en Gmail-brevlåda: Protime-användaren skickar alla e-postmeddelanden till denna brevlåda, vilket kan automatiseras med Outlook-regler eller liknande. I Exchange krävs dock ofta ytterligare konfiguration för automatisk vidarebefordran till en extern domän.
  • Protime får åtkomst till en Exchange-brevlåda inom organisationen: Vidarebefordran av e-post är inte längre ett problem eftersom Protime kan få direkt åtkomst till brevlådan.
  • En användare ger åtkomst till sin personliga brevlåda: Detta alternativ är ännu inte implementerat, men kommer att tillåta användare att selektivt ge åtkomst till specifika e-postmeddelanden för sammanfattning.

3. Konfigurationsöversikt

3.1 Ställa in en Protime Gmail-adress för användare

Varje användare i organisationen kommer att ha en dedikerad Protime Gmail-adress (t.ex. [email protected]), som de kan vidarebefordra e-post till. Protime kommer sedan att bearbeta dessa e-postmeddelanden och ge användaren ett kondenserat nyhetsbrev baserat på innehållet. Detta innebär att konfigurera Exchange-miljön för att tillåta sådan vidarebefordran till Gmail, samtidigt som säkerhet och efterlevnad säkerställs.

3.2 Ställa in en Protime Outlook-adress för användare

Denna inställning gör det möjligt för användare att automatiskt vidarebefordra e-post från sin Microsoft Exchange-brevlåda till en intern Exchange-adress. Protime kommer sedan att bearbeta dessa e-postmeddelanden och ge användaren ett kondenserat nyhetsbrev baserat på innehållet. Ingen konfiguration av Exchange krävs.

3.3 Använda din personliga e-postadress för Protime

Detta alternativ är ännu inte implementerat, men kommer att tillåta användare att selektivt ge åtkomst till specifika e-postmeddelanden för sammanfattning. Denna inställning kräver att användaren ger åtkomst till sin brevlåda med Protime Gmail App eller Protime Azure App.

4. Detaljerade konfigurationssteg

4.1. Ställa in en Gmail-adress för Protime

4.1.1 Skapa och konfigurera en Gmail-adress för Protime-användare

  1. Skapa ett Gmail-konto för en användare: Navigera till Gmail och klicka på Skapa konto. Följ instruktionerna på skärmen för att ställa in ett nytt Gmail-konto (t.ex. '[email protected]').
  2. Acceptera Protime Gmail App: Logga in på ditt nya Gmail-konto. Klicka på länken ...(supporten kommer att tillhandahålla den) och acceptera åtkomsten till Protime Gmail App.

4.1.2 Aktivera automatisk vidarebefordran till Protime Gmail-adress i Exchange-miljöer

  1. Få åtkomst till Exchange Admin Center (EAC): Öppna en webbläsare och gå till EAC-URL:en (vanligtvis https://admin.exchange.microsoft.com eller https://yourdomain.com/ecp). Logga in med dina Exchange-administratörsuppgifter.
  2. Aktivera automatisk vidarebefordran i Exchange Admin Center: Navigera till Mail Flow-inställningarna i vänstermenyn. Välj Remote Domains. Om du redan har ett fjärrdomän konfigurerat för Gmail (t.ex. 'gmail.com'), välj det. Om inte, skapa ett nytt fjärrdomän genom att klicka på + ikonen. Ange namnet på fjärrdomänen till 'gmail.com' om du skapar en ny. Se till att Tillåt automatisk vidarebefordran är aktiverat.
  3. Skapa en Mail Flow-regel för att tillåta vidarebefordran för specifika användare: I EAC, gå till Mail Flow och välj Regler. Klicka på + ikonen och välj Skapa en ny regel. Namnge regeln (t.ex. 'Tillåt vidarebefordran för specifika användare'). Använd regeln om Mottagaren är och specificera de brevlådeanvändare som ska tillåtas att skapa vidarebefordringsregler. Gör följande: Välj Ändra meddelandeegenskaper > Ange skräppostförtroendenivå (SCL) och ställ in det till -1. Klicka på Fler alternativ, lägg till undantag om det behövs, se till att regeln är aktiverad och klicka på Spara.
  4. Användaråtgärder för att ställa in vidarebefordringsregeln i Outlook: Öppna Outlook och gå till Arkiv > Hantera regler och aviseringar. Klicka på Ny regel. Välj Tillämpa regel på meddelanden jag tar emot och klicka på Nästa. Välj nödvändiga villkor (t.ex. från en specifik avsändare). Klicka på Nästa och välj Vidarebefordra till personer eller offentlig grupp. Ange Gmail-adressen (t.ex. '[email protected]'). Slutför regelinställningen genom att följa anvisningarna och klicka på Slutför. Se till att regeln är aktiverad och klicka på OK för att spara ändringarna.

4.2. Ställa in en Outlook-adress för Protime

4.2.1 Skapa och konfigurera en OUTLOOK-adress för Protime-användare

  1. Skapa en dedikerad Exchange-brevlåda för Protime: Få åtkomst till Exchange Admin Center (EAC) genom att navigera till EAC-URL:en (vanligtvis https://admin.exchange.microsoft.com eller https://yourdomain.com/ecp). Logga in med dina Exchange-administratörsuppgifter. Navigera till Mottagare > Brevlådor. Klicka på + ikonen och välj Användarbrevlåda. Fyll i de nödvändiga detaljerna för att skapa en ny brevlåda (t.ex. '[email protected]'). Klicka på Spara.
  2. Acceptera Protime Azure App: Logga in på ditt nya Exchange-konto. Klicka på länken ...(supporten kommer att tillhandahålla den) och acceptera åtkomsten till Protime Azure App.

4.2.2 Aktivera vidarebefordran är inte nödvändigt i Exchange-miljöer

Protime-användare kan ställa in en regel i Outlook för att vidarebefordra e-post till Protime-brevlådan i samma organisation utan att ha problem med säkerhetsinställningarna i Exchange-miljön. För större organisationer är detta den rekommenderade inställningen. För mindre organisationer är Gmail-inställningen enklare att implementera.

4.2.3 Hur Client AG kan använda Protime-appen för att få åtkomst till Microsoft Exchange-brevlådan

Detta avsnitt ger en steg-för-steg-guide för IT-administratörerna på Client AG för att konfigurera och konfigurera åtkomst till en Microsoft Exchange-brevlåda med hjälp av Microsoft Graph API, utnyttjande en applikation registrerad av Protime.

4.2.3.1 Registrera en applikation i Azure Active Directory (Azure AD) implementerad av Protime

Detta är redan gjort av Protime. Applikationen registrerad av Protime i Azure AD kommer att användas för att få åtkomst till en Microsoft Exchange-brevlåda på uppdrag av användare på Client AG.

  1. Få åtkomst till Azure-portalen: Navigera till Azure-portalen.
  2. Registrera en ny applikation: Välj Azure Active Directory i det vänstra navigeringspanelen. Under Hantera, välj App-registreringar. Klicka på Ny registrering. Ange ett namn för applikationen (t.ex. 'Exchange Mailbox Access App'). För Stödda kontotyper, välj 'Konton i alla organisationskataloger (Alla Azure AD-kataloger - Multitenant)'. För Omdirigerings-URI, lämna det tomt för nu. Klicka på Registrera.
  3. Få applikationsuppgifter: Efter registreringen, navigera till applikationens översiktssida. Notera Applikations-ID (klient-ID) och Katalog-ID (hyresgäst-ID).
  4. Skapa en klienthemlighet: Under Hantera, välj Certifikat och hemligheter. Under Klienthemligheter, klicka på Ny klienthemlighet. Ge en beskrivning (t.ex. 'API-nyckel') och välj en utgångsperiod. Klicka på Lägg till. Kopiera värdet av klienthemligheten. Detta värde kommer inte att visas igen.

4.3.2.2 Konfigurera API-behörigheter

Detta är redan gjort av Protime. Applikationen registrerad av Protime i Azure AD kommer att användas för att få åtkomst till en Microsoft Exchange-brevlåda på uppdrag av användare på Client AG.

  1. Konfigurera API-behörigheter: Under Hantera, välj API-behörigheter. Klicka på Lägg till en behörighet. Välj Delegated permissions för applikationer som agerar på uppdrag av en användare eller Application permissions för bakgrundstjänster eller demoner. Lägg till behörigheter som `Mail.ReadWrite`, `Mail.Read` och `Mail.Send`.

4.3.2.3 Administratörssamtycke från Client AG

  1. Vem ger administratörssamtycke: En Azure AD-administratör från Client AG måste ge samtycke till applikationen registrerad av Protime.
  2. Metod för att ge administratörssamtycke: Admin-samtyckes-URL: Protime tillhandahåller Client AG med admin-samtyckes-URL: https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=YOUR_CLIENT_ID. Ersätt `YOUR_CLIENT_ID` med det faktiska applikations-ID (klient-ID) som erhölls vid registreringen.
  3. Steg för administratören hos Client AG: Administratören hos Client AG öppnar den tillhandahållna URL:en i en webbläsare. Loggar in med ett admin-konto från Client AG:s Azure AD. Granskar och ger de begärda behörigheterna för Protime-applikationen.
  4. Bekräfta administratörssamtycke: Efter att ha gett samtycke bör administratören se ett bekräftelsemeddelande som indikerar att behörigheterna har beviljats framgångsrikt.

4.3.2.4 Användaråtgärder för att ge åtkomst

  1. Ge åtkomst till brevlådan: Varje användare hos Client AG som behöver ge Protime-applikationen åtkomst till sin brevlåda kommer att få en åtkomst-URL från Protime. Användaren öppnar den tillhandahållna URL:en i en webbläsare. Loggar in med sitt Client AG Azure AD-konto. Granskar och ger de begärda behörigheterna så att applikationen kan få åtkomst till brevlådan.
  2. Exempel på samtyckes-URL: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=YOUR_CLIENT_ID&response_type=code&redirect_uri=YOUR_REDIRECT_URI&response_mode=query&scope=Mail.ReadWrite&state=12345. Ersätt `YOUR_CLIENT_ID` med det faktiska applikations-ID (klient-ID). Ersätt `YOUR_REDIRECT_URI` med URI:en där användaren kommer att omdirigeras efter att ha gett sitt samtycke.

4.3.2.5 Användaråtgärder för att återkalla åtkomst

  1. Om en användare vill återkalla åtkomsten kan de göra det genom att ta bort applikationens behörigheter från sitt konto. Navigera till Mitt konto. Under Säkerhet och integritet, välj Appar och tjänster. Hitta Protime-applikationen i listan och klicka på den. Välj Ta bort dessa behörigheter.